Inleiding

Dit huishoudelijk reglement vormt een aanvulling op en een verduidelijking van de statuten van de vereniging Guateniños. De statuten zijn notarieel vastgelegd en vormen daarmee een redelijk statisch geheel. Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door de Algemene LedenVergadering van de vereniging. Deze zelfde Algemene LedenVergadering (ALV) heeft ook de bevoegdheid het reglement te wijzigen. Het besluit van de ALV is direct van kracht. De wijzigingsprocedure is daarmee simpeler dan die van de statuten. Daarom bevat het huishoudelijk reglement meer dynamische gegevens.

Artikel 1. Geldigheid van het huishoudelijk reglement.

Het huishoudelijk reglement van de vereniging mag niet strijdig zijn met de geldende wettelijke regels en bepalingen. Het huishoudelijk reglement van de vereniging mag evenmin strijdig zijn met de notarieel vastgelegde statuten van de vereniging.

Daar waar het huishoudelijk reglement een strijdigheid met wetten of statuten blijkt te hebben, zullen de statuten en daarboven de wettelijke regelgeving prevaleren. Het huishoudelijk reglement zal na ontdekking van de tegenstrijdigheid zo spoedig mogelijk aangepast worden.

Artikel 2. Doelstelling van de vereniging.

De doelstelling van de vereniging laat zich het best omschrijven met de woorden: “onderlinge saamhorigheid”. De vereniging poogt om de band tussen alle leden van de vereniging te behouden en te verbeteren. Daarnaast zal de vereniging kontakten met personen en instanties leggen en onderhouden die te maken hebben met adopties vanuit Guatemala naar Nederland.

Guateniños is nadrukkelijk géén belangenvereniging. Bij hoge uitzondering kan de vereniging de belangen van de leden mbt adptie uit gua vertegenwoordigen.

Naast de saamhorigheid is ook informatie-uitwisseling in de breedste zin van het woord een doel van de vereniging, zolang de informatie betrekking heeft op Guatemala in het algemeen of adoptie (vanuit Guatemala naar Nederland) in het bijzonder.

Artikel 3. Activiteiten van Guateniños.

De statuten noemen als activiteiten van de vereniging “onder meer”:

-het organiseren van bijeenkomsten

-het samenstellen van nieuwsbrieven

-het samenstellen van een kennisbestand over Guatemala

Sinds de oprichting van de vereniging zijn daar de navolgende activiteiten en administratieve taken bijgekomen:

-het (weder) verkopen van allerhande materialen betreffende Guatemala

-het voeren van een leden-administratie

Activiteiten die niet vallen onder de bovengenoemde activiteiten behoeven de goedkeuring van de ALV. Deze goedkeuring dient indien mogelijk vooraf verkregen te worden. Wanneer vooraf geen goedkeuring kan worden verkregen in verband met urgentie van de activiteit, dan dient op de eerstvolgende ALV na de start van de activiteit deze goedkeuring alsnog gezocht te worden.

Artikel 4. Gezinslidmaatschap.

Het lidmaatschap van Guateniños is gebaseerd op het gezin. Dit betekent dat, wanneer één persoon van een gezin lid wordt van Guateniños, automatisch alle andere inwonende gezinsleden lid zijn van Guateniños. Elk van de leden van zulk een gezin heeft vervolgens stemrecht op de Algemene LedenVergadering van Guateniños.

Op het punt van lidmaatschap zijn de statuten niet geheel helder. Bedoeld is dat iedereen die ouder is dan zestien jaar en ofwel zelf een Guatemalteeks kind heeft geadopteerd (of wil gaan adopteren) naar Nederland ofwel zelf als Guatemalteeks kind is geadopteerd naar Nederland, lid kan worden van de vereniging.

Als gezin wordt beschouwd een aantal samenwonende familieleden in de eerste graad.

Artikel 5. Einde lidmaatschap.

Het lidmaatschap van Guateniños is gekoppeld aan de persoon of de personen binnen een gezin die volgens de statuten recht kunnen doen gelden op het lidmaatschap. Zodra in een gezin geen enkele persoon meer aanwezig is (lees samenwoont met de overige gezinsleden) die recht kan doen gelden op het lidmaatschap, eindigt het lidmaatschap van het gehele gezin.

In bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld indien de overige gezinsleden een grote emotionele band met Guateniños heeft opgebouwd, kan het gezin dispensatie van deze regel aanvragen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur neemt hierover een voorlopige beslissing, welke de goedkeuring van de eerstvolgend algemene ledenvergadering behoeft. (** LET OP: aanpassing statuten vereist!! **)

Artikel 6. .Samenstelling bestuur van de vereniging

Het bestuur van de vereniging telt vijf leden. De algemene ledenvergadering benoemt de bestuursleden. De bestuursleden onderling beslissen vervolgens wie voorzitter, secretaris, penningmeester of gewoon lid wordt.

Artikel 7. Besluitvorming binnen bestuur.

Het bestuur van de vereniging neem alle besluiten bij simpele meerderheid van stemmen. Voorstellen waarover de stemmen staken, worden nog éénmaal in stemming gebracht. Indien de stemmen dan wederom staken, verandert de bestaande situatie niet.

Indien, bij een besluit over functies binnen het bestuur, de stemmen tweemaal staken, beslist het lot.

Besluiten over personen (anders dan functies binnen het bestuur) worden genomen met minimaal twee stemmen verschil. Op verzoek van minimaal één der bestuursleden vinden stemmingen over personen schriftelijk plaats.

Artikel 8. Zittingsduur bestuur.

Volgens de statuten worden bestuursleden telkens voor maximaal drie jaren benoemd. De periode tussen twee jaarlijkse Algemene LedenVergaderingen gelden telkens als één zittingsjaar, behalve indien een ALV in enig jaar niet gehouden wordt. In dat laatste geval tellen de kalenderjaren tussen de ledenvergaderingen als zittingsjaren.

Aftredende bestuursleden blijven in functie tot na de ALV. Overdracht van bestuursgegevens vindt zo spoedig mogelijk na de ALV plaats.

Artikel 9. Roulatieschema bestuur.

Om de regelmaat van verkiezingen tot een minimum te beperken, zal de bestuurstermijn van alle bestuursleden gelijk geschakeld zijn. Dit betekent dat elke drie jaren het voltallig bestuur aftreedt, met uitzondering van tussentijds aftreden van individuele bestuursleden. Bij tussentijds aftreden van een individueel bestuurslid zal de opvolger van dat bestuurslid diens plaats in het rooster innemen. Deze opvolger blijft daardoor niet de volle drie jaren in functie, maar treedt gelijk met de andere bestuursleden af. Alle bestuursleden kunnen zich onmiddelijk herkiesbaar stellen.

Artikel 10. Privacy regeling.

Het bestuur legt ten behoeve van onder andere het verzenden van nieuwsbrieven en het bijhouden van het ledenbestand een register van leden vast. Van de leden wordt slechts een minimale hoeveelheid gegevens vastgelegd. Bij deze minimale hoeveelheid gegevens behoren naam, adres, woonplaats, namen van gezinsleden en geboorteland.
De registratie van deze gegevens is uitsluitend bedoeld voor het kunnen communiceren met de leden en voor het vastleggen van lidmaatschap. Daarom worden deze gegevens ook nimmer verkocht, verpacht of op andere wijze aan derden ter beschikking gesteld. Zelfs voor het leggen van directe contacten tussen leden onderling zal zo veel mogelijk vooraf toestemming worden gevraagd aan de leden zelf.

Artikel 11. Aanmelding voor vacante of vacant komende bestuurszetels.

Verenigingsleden dienen zich als kandidaat bestuurslid te melden bij het zittende bestuur. Deze aanmelding geschiedt bij voorkeur schriftelijk voorafgaand aan de ALV, waarin de verkiezing van nieuwe bestuursleden plaats zal vinden. Het is echter ook toegestaan dat leden zich staande de ALV als kandidaat bestuurslid melden.

Tot bestuurslid van de vereniging kunnen uitsluitend leden van de vereniging gekozen worden.

Artikel 12. Verkiezing van bestuursleden.

Nieuwe bestuursleden worden in een ALV gekozen bij acclamatie indien er minder of evenveel kandidaat bestuursleden zijn als er bestuurszetels beschikbaar zijn. Indien er meer kandidaten dan beschikbare bestuurszetels zijn, brengen de verenigingsleden per bestuurszetel een stem uit. Indien er dus drie bestuurszetels beschikbaar zijn, brengt elk lid drie stemmen uit.

De kandidaat met de meeste stemmen legt beslag op één zetel, de kandidaat met de op één na meeste stemmen legt beslag op de volgende zetel, enzovoorts totdat alle zetels verdeeld zijn.

Indien kandidaten exact hetzelfde aantal stemmen verwerven, zijn alle kandidaten met dat aantal stemmen verkozen indien er nog voldoende zetels beschikbaar zijn. Indien er meer kandidaten met een gelijk aantal stemmen eindigen dan er nog zetels beschikbaar zijn, wordt tussen die kandidaten opnieuw gestemd voor de overgebleven zetels. Indien de stemmen bij herstemming nog steeds staken, worden de nieuwe bestuursleden door het lot aangewezen.

Artikel 13. Agendapunten voor ALV.

Indien leden agendapunten voor de ALV wensen in te brengen, dient men deze agendapunten uiterlijk twee weken voor de ALV schriftelijk bij het bestuur te melden. Indien leden in de ALV zelf agendapunten wensen aan te brengen, kan dit uitsluitend met instemming van het bestuur.

Artikel 14. Notulen van ALV en bekendmaking.

Van elke ALV worden notulen gemaakt, deze dienen uiterlijk drie weken na de ALV bij het bestuur ingeleverd te zijn. Het bestuur maakt de notulen vervolgens bekend met de eerstvolgende nieuwsbrief. Deze bekendmaking kan ook geschieden door een vermelding van de wijze waarop leden een kopie van de notulen kunnen verkrijgen.

Elk lid van de vereniging dient de mogelijkheid te hebben kennis te nemen van de inhoud van de notulen.

Artikel 15. Financiële verantwoording.

Tijdens de eerste ALV na het verstrijken van een kalenderjaar legt het bestuur financiële verantwoording af. Zij doet dit middels een, door een kascommissie goedgekeurde, jaarrekening. De kascommissie brengt in de ALV verslag uit van zijn bevindingen bij het onderzoeken van de jaarrekening. De ALV kan vervolgens dit verslag goedkeuren.

Indien het verslag van de jaarrekening niet wordt goedgekeurd, dient de vergadering duidelijk te maken of de ALV daarmee het verslag van de kascommissie of het beleid van het bestuur afkeurt. Bij het verwerpen van het verslag dient de ALV via een in stemming gebracht voorstel het vervolgtraject vast te stellen. Bij het vaststellen van dit vervolgtraject wordt tevens besloten over de termijn waarbinnen het vervolgtraject afgerond dient te zijn en over de deelnemers aan dat vervolgtraject.

Bij afkeuring van het beleid van het bestuur kan de ALV middels een in stemming gebrachte motie één of meerdere bestuursleden van de functie ontheffen en vervolgens een nieuw bestuurslid verkiezen.

Artikel 16. Agenda ALV.

Uiterlijk twee weken voor de ALV zal het bestuur de agenda bekendmaken. Deze agenda dient per onderwerp aan te geven of hierover een besluitvorming dient te komen en zo ja, hoe dan tot het besluit gekomen wordt. De volgende elementen zullen altijd op de agenda van de jaarlijkse ALV staan:

1)Opening door de voorzitter

2)Notulen van de voorgaande ALV

3)Vaststellen agenda

4)Verslag kascommissie

5)…. (onderwerpen) …

6)Rondvraag

7)Sluiting

Artikel 17. Aftreden bestuursleden.

Een bestuurslid dat tussentijds wenst af te treden, meldt dit schriftelijk, met melding van de aftreeddatum, aan voorzitter en secretaris van de vereniging. Indien het aftredende bestuurslid zelf voorzitter of secretaris is, zal de schriftelijke melding ook naar de penningmeester gaan.

De voorzitter, of bij diens aftreden de secretaris, brengt de overige bestuursleden zo snel mogelijk op de hoogte van het voornemen tot aftreden.

Indien voorzitter, secretaris of penningmeester aftreedt, zullen de overblijvende bestuursleden zo snel mogelijk een besluit nemen over vervanging danwel een herverdeling van de taken.

Artikel 18. Tijdelijke bestuursleden.

Indien meerdere bestuursleden gedurende één zittingsjaar aftreden, kunnen de overige bestuursleden besluiten om tussentijds een nieuw bestuurslid te zoeken. Het bestuur kan hiertoe een geschikt geachte persoon verzoeken tot het bestuur toe te treden. Deze persoon kan echter niet functioneren als voorzitter, secretaris of penningmeester. Indien meer dan éénvijfde van de leden van de vereniging tegen de tijdelijke toetreding protesteren, dient het bestuur de tijdelijke toetreding ongedaan te maken en over te gaan tot een tussentijdse benoeming.

Artikel 19. Tussentijdse benoeming bestuursleden.

Voor een tussentijdse benoeming bestuursleden wordt een extra ALV uitgeschreven conform de eisen die de statuten en het huishoudelijk reglement daaraan stellen. Deze extra ALV behoeft slechts één onderwerp: de verkiezing van een nieuw bestuurslid, te hebben.

Artikel 20. Commissies.

Het bestuur van de vereniging kan commissies in het leven roepen die het bestuur zullen assisteren bij het uitvoeren van hun taak. Bij de instelling van een commissie dient het bestuur gelijk de samenstelling van de commissie (aantal leden); de doelstelling en/of taakomschrijving van de commissie en deelneming van c.q. de verantwoording naar het bestuur vast te stellen. De eerstvolgende ALV na instelling van de comissie door het bestuur kan de instelling goedkeuren ofwel de commissie opheffen.

Artikel 21. Ereleden.

Naast het gezinslidmaatschap kent de vereniging volgens de statuten ook ereleden. Ereleden worden als zodanig benoemd door de Algemene LedenVergadering.

De ALV doet dit op voorstel van het bestuur of op voorstel van tenminste een zodanig aantal leden als gerechtigd is tot het uitbrengen van één/vijfde van het aantal stemmen op een voltallige ledenvergadering.Voorstellen vanuit de leden dienen tenminste twee weken voor aanvang van de ALV bij het secretariaat van de vereniging schriftelijk te zijn aangemeld. Deze voorstellen dienen vergezeld te gaan van het aantal handtekeningen dat voor dit verzoek vereist is. Het bestuur dient voor aanvang van de vergadering kenbaar te maken dat één of meerdere erelidmaatschap(pen) ter stemming gebracht zullen worden.

Tot Erelid kunnen worden verkozen uitsluitend natuurlijke personen die zich op bijzondere wijze langdurig hebben ingespannen ter bevordering van adopties vanuit Guatemala naar Nederland of uitsluitend natuurlijke personen die zich langdurig op bijzondere en belangeloze wijze hebben ingespannen in het belang van de vereniging Guateniños.

Bij het verkrijgen van het Erelidmaatschap behoort een certificaat dat ter vergadering door de voorzitter van de vereniging wordt ondertekend en zo spoedig mogelijk (liefst ter vergadering) aan het nieuwe erelid wordt overhandigd door één der bestuursleden.

Zittende bestuursleden zijn in de regel niet tot erelid te benoemen.

Een erelid is volledig stemgerechtigd bij vergaderingen van de vereniging.

Een erelid is vrijgesteld van het betalen van contributie voor de vereniging.

De gezinsleden van het erelid zijn uitsluitend volledig stemgerechtigd bij vergaderingen van de vereniging, indien het gezin voldoet aan de toelatingscriteria van de vereniging.

Het erelidmaatschap kan een erelid ontnomen worden indien het erelid ofwel zichzelf door persoonlijk handelen in discrediet brengt ofwel in het openbaar de vereniging Guateniños of adopties, in het algemeen of adopties vanuit Guatemala naar Nederland in het bijzonder, in ernstige verlegenheid of discrediet brengt.

Ontnemen van het erelidmaatschap kan uitsluitend door de Algemene LedenVergadering gedaan worden met een meerderheid van twee/derde van het aantal ter vergadering uitgebrachte stemmen.

Artikel 22. Opheffen vereniging wegens ontbreken bestuursleden

Het besturen van een vereniging is, ook bij Guateniños, onbezoldigd vrijwilligerswerk. Het is daarom denkbaar dat op enig moment onvoldoende vrijwilligers beschikbaar zijn om de vereniging te besturen. Het minimale aantal bestuursleden is statutair vastgesteld op drie.

Bij minder dan drie bestuursleden is de vereniging in de praktijk en volgens de statuten onbestuurbaar. Indien zich geen nieuwe bestuursleden melden, wordt de vereniging opgeheven. De nog zittende bestuursleden begeleiden de opheffing van de vereniging, waar nodig en mogelijk ondersteund door de meest recent afgetreden bestuursleden. Bij de opheffing volgt men dit scenario:

a)       Binnen één maand na het ontstaan van het tekort aan bestuursleden, schrijft het nog zittende bestuur een (tussentijdse) Algemene LedenVergadering uit. Deze vergadering wordt gehouden binnen twee maanden na het ontstaan van het tekort aan bestuursleden.

b)       Tijdens de ALV brengt de zittende kascommissie verslag uit. Het ALV verleent het bestuur décharge. Er wordt een nieuwe kascommissie aangesteld, die de eventuele opheffing zal begeleiden.

c)       Indien er geen kandidaten zijn, laat het zittende bestuur dit vastleggen in de notulen.

d)       Het zittende bestuur stuurt de notulen van deze ALV rond aan alle leden (mits daarvoor nog voldoende middelen zijn). In een begeleidend schrijven kondigt het bestuur de opheffing van de vereniging aan.

e)       Één maand na het rondsturen van de notulen en bij uitblijven van adequate reactie (aanmeldingen voor bestuursfuncties), gaat het zittende bestuur over tot daadwerkelijke opheffing en verdeling van de aanwezige gelden. De richtlijnen hiervoor liggen vast in de statuten en in dit huishoudelijk reglement.

f)        Van de opheffing en geldverdeling wordt een verslag, met een rapport van de kascommissie, rondgestuurd aan alle (ex)leden.

Artikel 23. Kostenvergoeding bestuursleden

De bestuursleden van Guateniños verrichten hun werkzaamheden vrijwillig en zonder beloning. Voor vergaderingen en andere bijeenkomsten maken de bestuursleden echter (reis)kosten. Deze kosten zal de vereniging aan de bestuursleden vergoeden.

De bestuursleden declareren hun kosten met behulp van een declaratieformulier bij de penningmeester. Het declaratieformulier dient zoveel als mogelijk van bewijsstukken vergezeld te gaan.

Uitsluitend de daadwerkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Voor reiskilometers naar vergaderingen en andere bijeenkomsten vergoed de vereniging € 0,18 per kilometer. De kostenvergoeding voor reiskilometers zal nooit de door de belastingdienst vastgestelde maxima te boven gaan. Dit geldt ook voor andere vergoedingen waarop dit van toepassing is.